Índice rápido
- Orientações atualizadas (outubro de 2026)
- Atualizações anteriores
- Visão geral do SigemAI
- Primeiro acesso e licença
- Tela inicial e cards de andamento
- Cadastros essenciais
- Importação e processamento de cargas
- Agendamentos, Booking e e-mails
- Mandados de hoje e rotina diária
- Certificação, modelos e vias digitalizadas
- Controladoria CDM
- Ferramentas, auditorias e relatórios
- Boas práticas e suporte
As imagens deste manual são ilustrativas. Para rotinas modificadas depois de julho, siga as orientações atualizadas abaixo.
Orientações atualizadas - outubro de 2026
Esta seção complementa e, quando houver diferença, substitui os passos das capturas anteriores. Use os guias rápidos para o passo a passo resumido.
Cargas, IA e unidades
- Ao indicar uma pasta para importação, escolha apenas os PDFs dos mandados em andamento. Se a pasta misturar arquivos antigos, separe os PDFs antes de usar a leitura por IA. A cota inicial de uma licença nova é de 300 usos, ajustável posteriormente pelo suporte.
- Em Configuração da Estação > Preferências > Automação SAJ, a opção de correção de unidades controla se a janela de divergências aparece no Processamento de Cargas. Quando ativada, a conferência pode ocorrer antes da Dipol e, se necessário, na importação ou consolidação. Desativá-la não impede corrigir a unidade depois no editor de mandados.
- Na conferência, cada mandado aparece uma vez, com nome lido do PDF e nome do relatório SAJ lado a lado. Somente divergências que exigem decisão devem pedir escolha. Confira a unidade canônica; regime como Fechado/Semiaberto e números de quantidade para Booking não fazem parte do nome da unidade. Uma correção específica e sem conflito pode ser memorizada como denominação alternativa para cargas futuras.
- Uma consulta Dipol iniciada pelo Telegram não interrompe a execução remota para abrir essa janela. Se a conferência foi adiada, ela pode voltar nas etapas locais de importação/consolidação, conforme a preferência da estação. A unidade deve ser confirmada visualmente quando houver dúvida; a leitura IA não prevalece automaticamente sobre uma unidade confiável do relatório.
- Ao usar Continuar último no download, é possível marcar mandados para adiar naquela sessão. Depois dos demais, uma pergunta temporizada permite continuar com os adiados; sem resposta, o processamento prossegue.
Agendamento, Booking e e-mails
- Em Mandados Sem E-mail, prefira: 1. Executar Booking; 2. Responder confirmações em Mandados Sem Agendamento; 3. Enviar solicitações. O app avisa antes do terceiro passo quando ainda existem mandados de Booking/Link, inclusive ocultos por filtros, para preservar os horários ocupados.
- Antes de montar uma reserva, o SigemAI pode sugerir vagas em agendamentos anteriores da mesma unidade. Confirme no site a disponibilidade e a alteração da reserva. A Agenda Excepcional acrescenta pessoas a reservas existentes sem substituir os dados dos mandados antigos; estes já aparecem marcados quando a reserva é reaproveitada.
- Se uma tentativa anterior de Booking não foi concluída e a nova estrutura contém exatamente os mesmos IDs e a mesma quantidade por unidade, o app refaz sem perguntar se deve substituir ou acrescentar guias. Havendo diferença, a decisão volta ao usuário. As colunas Nome e Docto da Agenda Excepcional podem ser arrastadas para o formulário. O documento respeita a ordem: matrícula, RG, CPF, nascimento e nome da mãe.
- Em Mandados Sem Agendamento, Reenviar e-mail cria reiteração com modelo editável e agenda própria, sem alterar a data do envio original. A busca de confirmações no Outlook só oferece Reagendar quando o link corresponde à reserva da unidade; links Safe Links são avaliados pelo destino real.
- Na tela Vias Digitalizadas - Outlook, a resposta de recebimento dos PDFs pode ser preparada em rascunho com texto editável, conforme a preferência do usuário. Revise os e-mails marcados antes de enviar; mensagens identificadas como automáticas ou que pedem para não responder são excluídas dessa resposta.
Certificação, atendimento e documentos
- Na tela Mandados de Hoje, Atendto. Print abre a janela Print Teams; a captura é feita dentro dela. O leitor tenta localizar a janela do Teams automaticamente. Se não a encontrar, usa a última janela externa selecionada antes do comando ou a janela trazida à frente durante a contagem. Não há escolha por lista de janelas.
- Quando o SAJ demora ou trava durante a certificação, o SigemAI faz novas tentativas e pode reiniciá-lo. Se o mesmo mandado surgir como já certificado após a retomada, o relatório distingue o salvamento observado na sessão da assinatura não comprovada; confira texto, anexos e assinatura no SAJ antes de decidir.
- O Relatório de Atendimento pode sair em PDF ou RTF editável no Word, segundo a preferência da estação. O menu Ajuda inclui Videoaulas e Link Presídios; o primeiro abre a pasta compartilhada configurada, sujeita às permissões do Google Drive.
Remessa, CDM e auditoria
- Data da Remessa é a referência para a elegibilidade e o mês de cadastro na CDM; não a confunda com a data da certidão. Nas telas Mandados para CDM e Mandados Finalizados, use Ações > Inf Remessa para informar, limpar ou copiar a Data da Certidão para os mandados selecionados. Sem seleção, o app pode propor aplicar aos itens visíveis com remessa vazia. Confira filtros e confirmação antes de gravar.
- A rotina Remeter registra automaticamente a Data da Remessa quando confirma o envio no SAJ. Se algum mandado não tiver sido remetido, confira e corrija o registro. Ao iniciar CDM Gratuitos ou Pagos, o app pode propor copiar a Data da Certidão para mandados ainda sem remessa e incluí-los na mesma sessão; confirme somente quando as datas corresponderem à remessa real.
- CDM via Mapa Chefia usa a guia Mandados da planilha da chefia e filtra pelo Oficial cadastrado. A primeira passagem destaca pendências e envia apenas os aptos. Em passagem posterior, permite aprovação consciente de divergências; mandados ausentes do banco exigem classificação de gratuito ou pago. Revise o relatório de auditoria antes do envio e não use uma aprovação para encobrir erro no mapa.
- Relatórios de conciliação devem separar mandados inexistentes dos que estão no banco, mas fora do mês ou estado pesquisado. Em irregularidades SAJ, uma Data C.I. vazia pode coexistir com histórico de C.I. anterior após transferência ou reagendamento. Leia o motivo e o histórico antes de corrigir.
Preferências da estação
Em Preferências > Documentos, o Zoom inicial do PDF (%) aceita de 35% a 400%; o padrão continua 125%. Ele vale para PDFs abertos depois de salvar, tanto no leitor interno quanto no leitor separado, sem travar o ajuste de zoom de cada aba. As preferências transportáveis podem ser levadas a outra máquina pelos menus Exportar Configurações e Importar Configurações, junto das ferramentas de backup. Revise os caminhos e integrações próprios do novo computador.
Atualizações importantes recentes
As versões mais recentes do SigemAI acrescentaram recursos operacionais que mudam a rotina diária do usuário. Esta seção resume os pontos que merecem atenção antes de usar o app em produção.
| Recurso | O que mudou | Onde usar |
|---|
| Print Teams | O app pode capturar a tela do Microsoft Teams e usar o print como substituto da via digitalizada. A prioridade na certificação é: primeiro vias digitalizadas em Renomeados; se não houver, Print Teams. | Mandados de Hoje, Certidão Interativa e botões Ver Via Digitalizada. |
| Vencimento | Foi criado o campo Vencimento, calculado pela Data da Carga somada ao Prazo de Vencimento configurado na estação. A tela Mandados em Andamento no SAJ exibe resumo de vencidos sem C.I., vencidos com C.I. e não vencidos. | Configuração da Estação e card Mandados em Andamento no SAJ. |
| Agendamentos manuais | O menu Agendamentos ganhou Ações para Limpar Agendamento, Alterar Agendamento e Agendamento Avulso. As duas telas de alteração podem limpar Data da Certidão Intermediária quando o usuário marcar a opção. | Agendamentos > Ações. |
| Processamento de cargas | Os PDFs passam a ser nomeados com nome da parte e número do processo no padrão nome_00000000000000 sempre que disponível. A consolidação também evita criar pasta genérica PEN quando o relatório já possui a unidade correta. | Processamento de Cargas, Qualificar Mandados, Consolidar na Base e Sanear Pastas. |
| Carga excepcional | Segurando Shift ao acionar Processar PDFs, o app pode ler relatório do SAJ em estilo Receb_OJ/Com Oficial para localizar mandados ausentes e criar carga excepcional apenas com o que ainda não existe no banco. | Processamento de Cargas. |
| Relatórios | Foi criada impressão de relatórios em PDF e exportação Excel para filas/cards e cargas, com agrupamentos por unidade, carga, data de e-mail, data de agenda e RAJ quando aplicável. | Ferramentas > Impressão de Relatórios. |
| Configuração da Estação | A tela foi reorganizada em abas, incluindo caminhos, preferências, monitores, textos personalizados, prazo de vencimento, modo do Print Teams e tempo médio de agendamento. | Menu de configurações da estação. |
| Automatizações | Baixar Mandados ganhou contagem regressiva antes do início, esperas maiores para janelas lentas do SAJ, fallback para Salvar PDF e melhorias nos botões Pausar/Parar. Certificar SAJ ganhou retomada mais segura após travamento/reinício. | Processamento de Cargas e Certificação SAJ. |
| Certidões | Modelos podem usar HORA_VIDEO. Textos de VIA_DIG podem ser personalizados. Textos de transferência foram padronizados para reduzir repetição de nomes de unidades. | Modelos de Certidão e Configuração da Estação. |
1. Visão geral do SigemAI
O SigemAI é um assistente virtual administrativo para organizar e automatizar o trabalho burocrático do Oficial de Justiça em atividades remotas. Ele centraliza informações dos mandados, arquivos PDF, dados de agendamento, certidões, controle CDM, relatórios, auditorias e automações com sistemas externos.
O objetivo é reduzir tarefas repetitivas, diminuir risco de esquecimento e manter o fluxo de trabalho sempre visível: o que precisa de e-mail, o que aguarda agenda, o que deve ser certificado, o que já foi finalizado e o que precisa ser lançado na Controladoria Digital dos Mandados.
| Área | O que o app ajuda a fazer |
|---|
| Downloads e carga inicial | Ler relatórios, controlar lotes, baixar mandados, qualificar por IA, consultar Dipol e consolidar na base. |
| Agendamento | Preparar solicitações, preencher Bookings, enviar e responder e-mails, organizar PDFs nas pastas corretas. |
| Trabalho diário | Exibir mandados do dia, abrir PDFs por unidade e facilitar a condução das videoconferências. |
| Certificação | Usar modelos e marcadores, gerar certidões e automatizar parte da certificação no SAJ. |
| CDM | Separar pagos/gratuitos, gerar informações para cadastro mensal e conciliar relatórios oficiais. |
| Auditoria | Conferir arquivos, pendências, divergências SAJ x banco, relatórios de cobrança e integridade operacional. |
2. Primeiro acesso
Tela de login do SigemAI.
No primeiro uso, o sistema identifica a máquina, registra o acesso e conduz o usuário para completar as informações necessárias. A licença é validada pelo servidor e o status pode ser consultado no próprio app.
1. Abra o SigemAI pelo executável ou atalho instalado.
2. Informe o usuário e senha cadastrados. Em primeiro uso, siga a orientação exibida na tela para cadastrar os dados.
3. Complete os dados do Oficial de Justiça e as informações de login SAJ, se for usar automações.
4. Verifique a licença em Cadastros > Status da Licença.
Após instalação
Tela de orientação exibida após instalação ou primeira execução.
O app cria ou utiliza a pasta raiz de trabalho. Nela ficam banco, arquivos, relatórios, logs e estrutura operacional. Não exclua manualmente pastas internas sem orientação de suporte.
Atenção: se o app precisar automatizar SAJ, execute com permissão administrativa e mantenha o SAJ acessível no computador.
3. Tela inicial e cards de andamento
A tela inicial mostra a situação operacional dos mandados.
Os cards funcionam como filas de trabalho. Eles ajudam o usuário a enxergar rapidamente onde cada mandado está no fluxo administrativo. A tela inicial também exibe aviso de ponto diário e um resumo operacional com pendências relevantes, como agendamentos próximos, mandados vencidos sem C.I., mandados sem e-mail há mais de 3 dias e itens no mapa do mês atual.
| Card | Finalidade | Ação esperada |
|---|
| Mandados Sem E-mail | Mandados que ainda precisam de solicitação inicial. | Preparar e enviar e-mail ou organizar para agendamento. |
| Mandados Sem Agendamento | Já possuem e-mail/contato, mas ainda não possuem data válida. | Responder confirmações ou preencher data/hora. |
| Sem Certidão Intermediária | Mandados que precisam registrar andamento intermediário. | Gerar ou lançar certidão intermediária quando aplicável. |
| Com Certidão Intermediária | Mandados que já tiveram andamento parcial. | Acompanhar até a certidão final. |
| Sem Certidão Final | Mandados ainda pendentes de finalização. A coluna Vias Digitalizadas pode indicar Sim ou Print, conforme a origem do comprovante. | Certificar e finalizar. |
| Mandados de Hoje | Agenda do dia atual, com apoio para abrir PDFs por unidade e capturar Print Teams. | Abrir PDFs da unidade, conduzir videoconferências e registrar prints quando necessário. |
| Mandados com Audiência | Mandados que possuem informação de audiência. | Priorizar conforme data e urgência. |
| Mandados em Andamento no SAJ | Mandados cadastrados que ainda não possuem data de certidão final, com campo Vencimento e totalizadores clicáveis. | Acompanhar prazos, vencidos com ou sem C.I. e itens não vencidos. |
4. Cadastros essenciais
Menu de cadastros básicos.
Dados do Oficial
Guarda dados do usuário, telefone, CPF, e-mail, assinatura e informações usadas em e-mails e certidões.
Login SAJ
Permite que automações saibam como retomar ou acessar o SAJ. Deve ser preenchido com cuidado.
Status da Licença
Exibe validade, identificação da máquina e situação de autorização de uso.
O cadastro de unidades e fundações contém URLs, e-mails, observações e DSLs usadas para preenchimento automatizado dos Bookings.
5. Importação e processamento de cargas
Menu Importação.
As importações são a porta de entrada dos mandados. Em regra, o usuário inicia com relatórios do SAJ e arquivos PDF dos mandados.
Tela de processamento de cargas.
| Opção | Quando usar | Observações |
|---|
| Importar Relatório Inicial SAJ | Entrada principal de uma carga nova. | O relatório deve vir do SAJ com as colunas esperadas pelo sistema. |
| Importação Inicial Avançada | Quando o relatório vier da Consulta Avançada do SAJ. | O app usa os dados como base para processamento inicial. |
| Importação Parcial | Quando o usuário quer apenas cadastrar mandados no banco para certificar no SAJ e depois tratar CDM, sem toda a cadeia de PDFs/Booking. | Pode usar relatório Com Oficial ou relatórios da Consulta Avançada, conforme a origem dos dados. |
| Importar Base PGM | Atualização complementar a partir de planilha geral. | Deve ser usada com cautela, após importar por uma das opções iniciais. |
Processar PDFs e carga excepcional
O botão Processar PDFs executa o processamento normal da carga. Se o usuário clicar segurando Shift, o app inicia a carga excepcional: baixa/lê o relatório do SAJ em estilo Receb_OJ/Com Oficial, compara os mandados do relatório com o banco e cria uma carga apenas para os mandados ausentes.
Nome dos arquivos
Na qualificação e consolidação, o app preserva o nome real do destinatário extraído do mandado e acrescenta o número do processo sem pontuação quando disponível, no formato NOME_00000000000000.pdf. Isso reduz problemas com homônimos e facilita localizar arquivos em qualquer etapa.
Fluxo recomendado: importar relatório, indicar pasta dos PDFs, processar PDFs, qualificar por IA, consultar Dipol se necessário, importar qualificação e consolidar na base. Se houver mandados ausentes no relatório principal, use a carga excepcional antes de fechar a pendência.
6. Agendamentos, Booking e e-mails
Menu Agendamentos.
O SigemAI organiza os mandados por situação: sem e-mail, sem agendamento, aguardando realização e finalizados.
Mandados sem e-mail
Fila de mandados que ainda precisam de solicitação inicial à unidade.
Mandados sem agendamento
Fila para acompanhar respostas, datas e horários confirmados.
Automação de Booking
Quando a unidade possui Booking configurado, o app pode preencher campos a partir dos dados do mandado e da DSL cadastrada. O executor salva, durante a sessão, o método que funcionou para localizar campos/âncoras do Booking, inclusive cliques de recuperação manual, para reaproveitar nas próximas guias da mesma unidade.
Ações de agendamento
O menu Agendamentos > Ações concentra Limpar Agendamento, Alterar Agendamento e Agendamento Avulso. O Agendamento Avulso serve para mandados com data de e-mail, mas sem data de agenda; Alterar Agendamento serve para mandados que já possuem data/hora e precisam ser remarcados. Em ambas as telas, o usuário pode marcar a opção para limpar Data da Certidão Intermediária dos itens atualizados.
E-mails de solicitação e resposta
O sistema monta e-mails com corpo configurável no banco, assinatura personalizada ou assinatura padrão do Outlook, listas de nomes, anexos e dados de agendamento. Mandados vinculados da mesma pessoa são considerados na montagem dos anexos.
Limpar agendamento
Ferramenta para limpar datas de e-mail ou agenda conforme critérios.
Auditoria de agendamentos
A auditoria verifica conflitos de horário e também sobreposições, considerando o tempo médio de agendamento definido na Configuração da Estação.
7. Mandados de hoje e rotina diária
Tela ilustrativa de mandados com agenda para o dia atual; os rótulos atuais podem ser diferentes.
Esta tela reúne os mandados que têm data válida no dia corrente, agrupando por unidade e permitindo abrir os PDFs necessários para a videoconferência.
O botão Ver PDFs do Presídio abre todos os PDFs da unidade com pequena pausa entre arquivos. Se o usuário clicar segurando Shift, o app abre somente o PDF selecionado, o que ajuda computadores ou leitores de PDF mais lentos.
Atendto. Print abre a janela Print Teams. É nessa janela que o usuário aciona a captura, que pode localizar o Teams automaticamente ou usar a última janela externa selecionada. O arquivo fica na pasta Print_Teams com nome da parte e número do mandado; novas capturas podem receber sufixos (2), (3) e seguintes.
Dica de uso: antes das videoconferências, abra os mandados da unidade, confira nomes, horários e anexos. Quando aplicável, registre e confira o print durante o atendimento.
8. Certificação, modelos e vias digitalizadas
Menu Certificação.
A certificação combina modelos de texto, marcadores, dados do mandado, arquivos digitalizados, prints do Teams e automação com SAJ.
Modelos de certidão
Permite criar e manter modelos para certidões finais ou intermediárias. O marcador HORA_VIDEO pode ser usado para inserir a hora do agendamento no texto.
Marcadores finais
Define substituições e textos padronizados usados na montagem da certidão.
Vias digitalizadas
Auxilia leitura via IA/OCR de documentos digitalizados, com opção de pausar/parar processamento e opção de verificar rotação das páginas na conversão para JPG.
Sem certidão final
Lista mandados pendentes de finalização. O destaque visual considera via digitalizada ou Print Teams.
Textos personalizados
A Configuração da Estação possui aba para personalizar os textos usados pela tag VIA_DIG, separando texto com via/print e texto sem via/print. O usuário pode restaurar os textos padrão se precisar.
Automação no SAJ
A automação de certificação no SAJ é um diferencial do SigemAI. Ela pode abrir telas, localizar campos, inserir textos e conduzir parte do processo repetitivo. Em caso de travamento, o app tenta reiniciar o SAJ, reposicionar a janela, reabrir Emissão de Documentos e retomar o preenchimento desde a categoria quando necessário.
Importante: se a janela do SAJ travar, perder foco ou mudar visualmente por atualização do sistema, pause a automação e confira antes de prosseguir.
9. Controladoria CDM
A área CDM organiza mandados gratuitos e pagos para cadastro e conciliação com relatórios oficiais. Data da Remessa, não a data da certidão, orienta a elegibilidade e o mês de referência. Corrija a data somente com base na remessa efetiva.
Tela ilustrativa de cadastro CDM.
Fila ilustrativa; a tela atual inclui Data Remessa e menu Ações > Inf Remessa.
CDM Gratuitos e CDM Pagos podem perguntar se a Data da Certidão dos mandados ainda sem remessa deve ser copiada para incluí-los na sessão. A resposta padrão é não: confirme apenas se a data coincidir com a remessa real. A rotina Remeter pelo SAJ registra a data quando o envio é confirmado. Para conferência pelo mapa mensal da chefia, use CDM via Mapa Chefia e revise as pendências da primeira passagem.
| Situação | Interpretação geral |
|---|
| GS / PS | Mandado entrou na Controladoria, conforme categoria gratuita ou paga. |
| GN / PN | Mandado não constou no relatório oficial da CDM, conforme categoria. |
| XX | Mandado finalizado ou devolvido em condição específica, usualmente fora do mapa CDM. |
10. Ferramentas, auditorias e relatórios
Menu Ferramentas.
O menu Ferramentas reúne rotinas administrativas de manutenção, auditoria, conciliação e apoio ao trabalho.
| Ferramenta | Uso geral |
|---|
| Sanear Pastas | Confere mandados ativos e reorganiza PDFs entre pastas como SemEmail, SemAgenda, AgRealizacao e Finalizados, preservando nomes com número do processo quando possível. |
| Sanear Print Teams | Corrige distorções quando arquivos de Print_Teams foram apagados ou alterados fora do app. |
| Conciliar Relatório SAJ | Compara o que está no SAJ com o que está na base do app, destacando divergências e podendo atualizar informações como certidão intermediária conforme o relatório usado. |
| Conciliar relatórios CDM | Compara relatórios oficiais e auxiliares de Controladoria com o banco. |
| Conciliar Auditoria de Agenda | Mostra unidades com agendamentos no mesmo horário ou sobrepostos dentro do tempo médio configurado. |
| Impressão de Relatórios | Gera PDF e exporta Excel de filas/cards e cargas, com opções de agrupamento. |
| Pré-análise de cobrança | Gera relatório para avaliar pendências e cobranças administrativas. |
| Redutor de PDF | Reduz PDFs independentes, salvando arquivos reduzidos em pasta própria. |
| Imprimir / salvar mandados | Permite imprimir ou copiar mandados para dispositivo externo. |
| Backup e restauração | Protege e recupera o banco e pastas de trabalho. |
Transferência de presídio
Atualiza informações de unidade quando há divergência ou movimentação. O histórico informado pelo usuário também pode alimentar o campo Informação 1 do mandado.
Restaurar backup
Permite recuperar estado anterior em caso de erro operacional ou teste malsucedido.
11. Boas práticas e suporte
Antes de processar cargas
- Confirme que o relatório correto foi baixado do SAJ.
- Guarde os PDFs em pasta conhecida e evite renomear manualmente depois que o app organizar.
- Se houver homônimos, mantenha o número do mandado no nome do arquivo quando possível.
Durante automações
- Não use mouse ou teclado no SAJ enquanto a automação estiver executando.
- Se o SAJ congelar, aguarde a tolerância configurada ou interrompa com segurança.
- Revise e-mails e certidões antes de envio ou finalização.
Arquivos e pastas
- O app usa uma pasta raiz com subpastas de trabalho. Evite mover arquivos fora do app quando a carga estiver em andamento.
- Use auditorias quando suspeitar que PDFs ficaram em pasta errada.
- Faça backup antes de grandes importações, normalizações ou restaurações.
Quando chamar suporte: erro de licença, falha persistente de automação SAJ, alteração de layout do Booking, divergência grave em banco/relatório ou importação interrompida.