Este manual reúne o fluxo de trabalho do SigemAI, as principais telas, menus, rotinas de importação, agendamento, certificação, controladoria e auditorias. Ele foi pensado para orientar o usuário final no uso diário do aplicativo, com linguagem prática e foco operacional.
O SigemAI é um assistente virtual administrativo para organizar e automatizar o trabalho burocrático do Oficial de Justiça em atividades remotas. Ele centraliza informações dos mandados, arquivos PDF, dados de agendamento, certidões, controle CDM, relatórios, auditorias e automações com sistemas externos.
O objetivo é reduzir tarefas repetitivas, diminuir risco de esquecimento e manter o fluxo de trabalho sempre visível: o que precisa de e-mail, o que aguarda agenda, o que deve ser certificado, o que já foi finalizado e o que precisa ser lançado na Controladoria Digital dos Mandados.
| Área | O que o app ajuda a fazer |
|---|---|
| Downloads e carga inicial | Ler relatórios, controlar lotes, baixar mandados, qualificar por IA, consultar Dipol e consolidar na base. |
| Agendamento | Preparar solicitações, preencher Bookings, enviar e responder e-mails, organizar PDFs nas pastas corretas. |
| Trabalho diário | Exibir mandados do dia, abrir PDFs por unidade e facilitar a condução das videoconferências. |
| Certificação | Usar modelos e marcadores, gerar certidões e automatizar parte da certificação no SAJ. |
| CDM | Separar pagos/gratuitos, gerar informações para cadastro mensal e conciliar relatórios oficiais. |
| Auditoria | Conferir arquivos, pendências, divergências SAJ x banco, relatórios de cobrança e integridade operacional. |
Tela de login do SigemAI.
No primeiro uso, o sistema identifica a máquina, registra o acesso e conduz o usuário para completar as informações necessárias. A licença é validada pelo servidor e o status pode ser consultado no próprio app.
Tela de orientação exibida após instalação ou primeira execução.
O app cria ou utiliza a pasta raiz de trabalho. Nela ficam banco, arquivos, relatórios, logs e estrutura operacional. Não exclua manualmente pastas internas sem orientação de suporte.
A tela inicial mostra a situação operacional dos mandados.
Os cards funcionam como filas de trabalho. Eles ajudam o usuário a enxergar rapidamente onde cada mandado está no fluxo administrativo.
| Card | Finalidade | Ação esperada |
|---|---|---|
| Mandados Sem E-mail | Mandados que ainda precisam de solicitação inicial. | Preparar e enviar e-mail ou organizar para agendamento. |
| Mandados Sem Agendamento | Já possuem e-mail/contato, mas ainda não possuem data válida. | Responder confirmações ou preencher data/hora. |
| Sem Certidão Intermediária | Mandados que precisam registrar andamento intermediário. | Gerar ou lançar certidão intermediária quando aplicável. |
| Com Certidão Intermediária | Mandados que já tiveram andamento parcial. | Acompanhar até a certidão final. |
| Sem Certidão Final | Mandados ainda pendentes de finalização. | Certificar e finalizar. |
| Mandados de Hoje | Agenda do dia atual. | Abrir PDFs da unidade e conduzir videoconferências. |
| Mandados com Audiência | Mandados que possuem informação de audiência. | Priorizar conforme data e urgência. |
Menu de cadastros básicos.
Guarda dados do usuário, telefone, CPF, e-mail, assinatura e informações usadas em e-mails e certidões.
Permite que automações saibam como retomar ou acessar o SAJ. Deve ser preenchido com cuidado.
Exibe validade, identificação da máquina e situação de autorização de uso.
O cadastro de unidades e fundações contém URLs, e-mails, observações e DSLs usadas para preenchimento automatizado dos Bookings.
Menu Importação.
As importações são a porta de entrada dos mandados. Em regra, o usuário inicia com relatórios do SAJ e arquivos PDF dos mandados.
Tela de processamento de cargas.
| Opção | Quando usar | Observações |
|---|---|---|
| Importar Relatório Inicial SAJ | Entrada principal de uma carga nova. | O relatório deve vir do SAJ com as colunas esperadas pelo sistema. |
| Importação Inicial Avançada | Quando o relatório vier da Consulta Avançada do SAJ. | O app usa os dados como base para processamento inicial. |
| Importar Base PGM | Atualização complementar a partir de planilha geral. | Deve ser usada com cautela, após importar por uma das opções iniciais. |
Menu Agendamentos.
O SigemAI organiza os mandados por situação: sem e-mail, sem agendamento, aguardando realização e finalizados.
Fila de mandados que ainda precisam de solicitação inicial à unidade.
Fila para acompanhar respostas, datas e horários confirmados.
Quando a unidade possui Booking configurado, o app pode preencher campos a partir dos dados do mandado e da DSL cadastrada.
O sistema monta e-mails com corpo configurável no banco, assinatura personalizada ou assinatura padrão do Outlook, listas de nomes, anexos e dados de agendamento.
Ferramenta para limpar datas de e-mail ou agenda conforme critérios.
Tela de mandados com agenda para o dia atual.
Esta tela reúne os mandados que têm data válida no dia corrente, agrupando por unidade e permitindo abrir os PDFs necessários para a videoconferência.
Menu Certificação.
A certificação combina modelos de texto, marcadores, dados do mandado, arquivos digitalizados e automação com SAJ.
Permite criar e manter modelos para certidões finais ou intermediárias.
Define substituições e textos padronizados usados na montagem da certidão.
Auxilia leitura via IA/OCR de documentos digitalizados, com opção de pausar ou parar processamento.
Lista mandados pendentes de finalização.
A automação de certificação no SAJ é um diferencial do SigemAI. Ela pode abrir telas, localizar campos, inserir textos e conduzir parte do processo repetitivo.
A área CDM organiza os mandados finalizados para cadastro nos mapas mensais, separando gratuitos e pagos quando aplicável, além de conciliar relatórios oficiais da CDM e relatórios auxiliares do SAJ.
Tela de cadastro CDM.
Fila operacional de mandados relacionados à CDM.
| Situação | Interpretação geral |
|---|---|
| GS / PS | Mandado entrou na Controladoria, conforme categoria gratuita ou paga. |
| GN / PN | Mandado não constou no relatório oficial da CDM, conforme categoria. |
| XX | Mandado finalizado ou devolvido em condição específica, usualmente fora do mapa CDM. |
Menu Ferramentas.
O menu Ferramentas reúne rotinas administrativas de manutenção, auditoria, conciliação e apoio ao trabalho.
| Ferramenta | Uso geral |
|---|---|
| Auditoria de Arquivos | Confere mandados ativos e reorganiza PDFs entre pastas como SemEmail, SemAgenda, AgRealizacao e Finalizados. |
| Conciliar Relatório SAJ | Compara o que está no SAJ com o que está na base do app, destacando divergências. |
| Conciliar relatórios CDM | Compara relatórios oficiais e auxiliares de Controladoria com o banco. |
| Pré-análise de cobrança | Gera relatório para avaliar pendências e cobranças administrativas. |
| Redutor de PDF | Reduz PDFs independentes, salvando arquivos reduzidos em pasta própria. |
| Imprimir / salvar mandados | Permite imprimir ou copiar mandados para dispositivo externo. |
| Backup e restauração | Protege e recupera o banco e pastas de trabalho. |
Atualiza informações de unidade quando há divergência ou movimentação.
Permite recuperar estado anterior em caso de erro operacional ou teste malsucedido.